Voorbereid zijn op een crisis, klein of groot, kan schade aan erfgoed voorkomen of beperken. Met een goede voorbereiding weet u ook hoe te handelen tijdens en na een crisis. De 5 stappen-aanpak helpt u hierbij.
In de voorbereidende fase kunt u al veel organiseren: denk aan een het maken van een calamiteitenplan, het samenstellen van een crisis- en collectiehulpverlenings-team (CHV) , en oefenen. Ook inzetten op een duurzame samenwerking met bijvoorbeeld organisaties uit uw omgeving, collega-instellingen en hulpdiensten kan veel opleveren.
Overleg met, vraag advies aan en informeer*:
- Buren en partners
- Omliggende organisaties
- Collega-instellingen
- Verzekeraar
- Hulpdiensten en crisispartners:
Gemeente
Veiligheidsregio
Brandweer
Politie/wijkagent
Defensie
Nationaal Coördinator Terrorisme en Veiligheid
Rode Kruis/ready to help
Stem af wie waartoe bevoegd is en hoever de eigen verantwoordelijkheid reikt.
*TIPS voor erfgoedbeheerders en hulpdiensten
Voorbereid zijn op een crisis, klein of groot, kan schade aan erfgoed voorkomen of beperken. Daarbij is goede samenwerking tussen erfgoedbeheerder en hulpdiensten belangrijk. Ga in gesprek, leer elkaar en elkaars taal begrijpen en werk zo aan een duurzame relatie.
Kennismaken. Nodig elkaar uit voor een kennismaking en een ronde in en om het gebouw.
Vertel als erfgoedbeheerder wat specifiek en bijzonder is aan erfgoed:
- het is het collectief geheugen, onvervangbaar, uniek, heeft grote cultuurhistorische waarde, vaak ook grote economische waarde en trekt toerisme aan.
- het vereist bijzondere zorg bij herstel na crisis: een waardevol historische interieur krijgt een andere behandeling na brand dan een kantoorinrichting
Organiseer een bijeenkomst waar lokale hulpverleners als brandweer en wijkagent (politie) vertellen wat zij doen. Nodig bijvoorbeeld erfgoedbeheerders uit op de brandweerkazerne.
Vertel elkaar over de organisaties, erfgoed, materieel en werkwijze. Wees duidelijk en realistisch in wederzijdse verwachtingen.
Informeer bij de veiligheidsregio naar het regionaal risicoprofiel en rampen en crisisplannen. Vraag naar bereidheid voor een gesprek en/of een gezamenlijke oefening.
Laat hulpdiensten de erfgoedlocatie gebruiken voor een training of oefening, en/of betrek hen bij oefeningen van uw organisatie. Maak afspraken over het periodiek laten terugkeren hiervan, zorg dat het deel uitmaakt van de oefenplanning van de veiligheidsregio.
Vraag ondersteuning/advies bij de voorbereiding op crisis.
Wissel gegevens uit van contacten bij calamiteiten en crisis, zoals namen van personen en telefoonnummers.
Bespreek hoe beide organisaties elkaar kunnen bij staan; bijvoorbeeld tijdelijke opvang burgers en gecoördineerd inzet en vrijwilligers.
Geef hulpverleners in vrije tijd gratis toegang tot de erfgoedlocatie.
Bespreek de mogelijkheid vrijwilligerswerk uit te voeren door bijvoorbeeld uitwisseling van medewerkers voor kennismakingsstage of toetreden tot vrijwillige brandweer.
Informatie delen
Over het (monumentaal) gebouw, omgeving, bezoekers:
- aanrijroutes met kaarten en luchtfoto’s;
- specifieke namen en adressen van locaties, gebouwen en tentoonstellingszalen;
- plattegronden van gebouwen met daarop aangegeven technische installaties en nutsvoorzieningen;
- benodigde sleutels en sleutelbeheer, ook van eventuele kluis;
- kwetsbare groepen vaak aanwezig zoals schoolkinderen, ouderen, mensen met lichamelijke beperking.
Over roerend erfgoed:
- waardevolle collectie, archiefstukken, interieuronderdelen, en/of gebouwonderdelen, eventueel in kluis;
- prioriteitenlijst met het meest waardevolle erfgoed, met plattegrond en vermelding van standplaats en hoe te hanteren;
- opslag en locatie gevaarlijke materialen en medische benodigdheden, inclusief collectie zoals munitie, wapens en alcohol preparaten.
Over de inzet tijdens crisis:
- melding en alarmering, nut en noodzaak automatisch doormelding;
- aanvalsplan, multiscenariokaarten en informatiekaarten;
- werkwijze en bestrijding;
- bluswatervoorziening, met name capaciteit, aanwezige brandkranen en water in de omgeving;
- aanrijtijden hulpdiensten.
Stel vast wie bevoegd is en hoever de eigen verantwoordelijkheid reikt.
Overleg met crisisteam volgens vaste structuur en agenda, o.a.:
- beeldvorming: maak een goed feitelijk beeld van de situatie;
- oordeelsvorming: zorg voor duiding van situatie, bepaal knelpunten, oplossingsrichtingen en prioriteiten voor de organisatie;
- besluitvorming: tref adequate maatregelen, zet acties uit.
Maak concrete verslagen en communiceer besluiten met betrokkenen.
Communiceer actief met eigen medewerkers, bezoekers en de buitenwereld zoals netwerkpartners, algemeen publiek, etc.
Informeer hulpdiensten over:
- wat er gebeurd/gaande is;
- locatie en grootte crisisgebied;
- wat en waar de gevaren zijn;
- wie/wat zich in dat gebied bevindt en waar;
- wie bijzondere hulp nodig heeft vanwege medicatie of lichamelijke beperking;
- de locatie van in- en uitgangen en nooddeuren;
- de locatie van de verzamelplaats;
- reeds genomen actie vanuit organisatie;
- wat prioriteit heeft bij mogelijke evacuatie of bereddering.
