Aanvraag Instandhoudingssubsidie voorbereiden

Eigendom

De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) kan de eigenaar-gegevens controleren in het Kadaster. Indien de kadastergegevens naar uw mening onjuist zijn of wat betreft tenaamstelling afwijken, voegt u dan documenten bij uw aanvraag ter onderbouwing van de door u ingevulde eigenaarsgegevens.

Bent u bijvoorbeeld enig erfgenaam en blijkt uw eigendom niet uit het Kadaster, dan voegt u een kopie van het testament bij.

Werkwijze machtigingsformulier

U dient het onderstaande machtigingsformulier te gebruiken.

• Machtigingsformulier aanvraag instandhoudingssubsidie

Als u uw aanvraag indient via het Subsidieportaal print u dit formulier, vult u het formulier in, ondertekent de eigenaar en de gemachtigde het formulier, scant u het formulier in en uploadt u de scan in het Subsidieportaal.

Wanneer gebruikt u het machtigingsformulier?

• Het kan zijn dat een rijksmonument of zelfstandig onderdeel in onverdeelde eigendom is bij meerdere mede-eigenaren samen. Een van de mede-eigenaren doet de aanvraag dan mede namens de overige mede-eigenaren. Bijvoorbeeld bij huwelijkspartners en erfgenamen (onverdeelde boedel). Bij erfgenamen is daarvoor een machtiging van de overige mede-eigenaren (erfgenamen) nodig, bij huwelijkspartners niet.
• Is er bij het monument sprake van een Vereniging van Eigenaren (VVE) waarvan alle eigenaren lid zijn? Dan kan de VVE op twee manieren aantonen dat zij bevoegd is om de subsidie aan te vragen namens al haar leden:
  1. Ieder individueel lid/woningeigenaar van de VVE machtigt de VVE om de subsidie namens hem/haar aan te vragen en de bevoegde vertegenwoordiger van de VVE legt deze machtigingen over bij de subsidieaanvraag;
  2. De bevoegde vertegenwoordiger van de VVE legt bij de aanvraag van de subsidie de volgende documenten over:
     • het splitsingsreglement,
     • de statuten van de VVE, waaruit blijkt hoeveel stemmen benodigd zijn om te spreken van een rechtsgeldig besluit en
     • de notulen waaruit blijkt dat de Algemene Ledenvergadering (ALV) heeft besloten dat de VVE bevoegd is om de subsidie namens alle eigenaren aan te vragen.
     • De bevoegdheid om namens de eigenaren van het monument een subsidieaanvraag te doen kan niet worden aangetoond met een verwijzing naar de statuten van de VVE als daarin is opgenomen dat de VVE bevoegd is om het onderhoud van het rijksmonument uit te voeren.

• Is een rijksmonument of zelfstandig onderdeel van een rijksmonument waarop deze aanvraag betrekking heeft eigendom van een rechtspersoon (BV, NV, stichting, vereniging, overheidsinstelling, kerkgenootschap of anders) en de vertegenwoordigingsbevoegdheid ligt bij meerdere personen, dan dienen zij een machtiging af te geven.
• U als eigenaar vraagt uw planopsteller/adviseur de Instandhoudingssubsidie aanvraag voor u te doen en alles erna af te handelen.

Gevolgen van een machtiging

• Als u iemand machtigt voor de Instandhoudingssubsidie, kan hij/zij de aanvraag doen en eventuele wijzigingen doorgeven.
• Alle correspondentie over de Instandhoudingssubsidie stuurt de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed dan naar het (mail)adres van de gemachtigde toe.

Begrotingsmodellen

De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed stelt ieder jaar nieuwe begrotingsmodellen vast. Deze verplichte modellen zijn bestemd voor de meerjarenbegroting per rijksmonument of per zelfstandig onderdeel. In het begrotingsmodel moet u de kosten invullen voor de verschillende werkzaamheden. Er zijn verschillende begrotingsmodellen: voor Gebouwd, Groen en Archeologie. Ook zijn er begrotingsmodellen voor als er Instandhoudingssubsidie aangevraagd wordt voor meerdere monumenten c.q. meerdere zelfstandig bouwkundige eenheden.

• Begrotingsmodellen voor de subsidieperiode 2025 t/m 2030        

Gelet op het voorrangscriterium van de laagste totale begroting eerst, is het raadzaam om geen kosten in de meerjarenbegroting op te voeren die niet kunnen worden gesubsidieerd.

Leidraad subsidiabele kosten

Welke werkzaamheden in aanmerking komen voor subsidie leest u in de Leidraad subsidiabele instandhoudingskosten.

Subsidiabel uurloon

Bij de aanvraag van een instandhoudingssubsidie worden de kosten vastgesteld waarover subsidie wordt verleend. Een onderdeel van die kosten vormt het uurloon voor de uit te voeren werkzaamheden. Aan dat uurloon is een maximum gesteld dat subsidiabel is. Per 1 januari 2024 is het maximaal subsidiabele uurloon € 51,- exclusief algemene kosten, winst en risico en BTW. Vergeleken met de laatste wijziging van februari 2022 betekent dit een verhoging met € 4,50. Bij de herziening is rekening gehouden met een procentuele loonstijging van ca. 10% (conform CAO bouw & infra).

Bij een aanvraag moet ook een actueel inspectierapport per rijksmonument of per zelfstandig onderdeel worden meegestuurd. Actueel wil zeggen niet ouder dan 2 jaar. In het geval van een archeologisch rijksmonument niet ouder dan 5 jaar.

In het inspectierapport wordt de huidige technische staat van het rijksmonument beschreven. Het rapport geeft inzicht in de gebreken, oorzaken en eventuele gevolgen daarvan. Het bevat adviezen over de uit te voeren werkzaamheden in volgorde van urgentie en over de termijnen van aanpak. Het rapport moet opgesteld zijn door een deskundige.

Alle bijgevoegde foto’s dienen genummerd te zijn en voorzien van een:

• opnamedatum
• korte toelichting op wat op de foto te zien is en vanaf welke plek of richting ze zijn gemaakt.

Specificaties: afdruk/print: minimaal 10 x 15 cm. Digitaal: JPEG, minimaal 1000 x 1500 pixels en 300 dpi.

Algemeen: voeg 4 tot 10 actuele overzichtsfoto’s in kleur toe als bijlage bij uw aanvraag (indien niet opgenomen in inspectierapport). De foto’s moeten een duidelijke indruk geven van de aard en omvang van het gehele rijksmonument of zelfstandig onderdeel en zijn directe omgeving.

Details: voeg 10 tot 25 actuele detailfoto’s in kleur toe als bijlage bij uw aanvraag (indien niet opgenomen in inspectierapport). De foto’s moeten een duidelijke indruk geven van de aard en omvang van het gebrek of de gebreken.

Bij een aanvraag met een begroting van meer dan € 25.000 zijn - naast een inspectierapport en foto’s - de volgende bijlagen verplicht:

• Een werkomschrijving. Dit is een overzicht van de aard en omvang van de voorgenomen werkzaamheden en omschrijving van de beoogde resultaten. Met in ieder geval een beschrijving van constructies, materialen, afwerkingen en kleuren en de manier van uitvoering en verwerking.
• Een beschrijving van de aard en omvang van ingrijpende werkzaamheden in de vorm van een bestek of bestekparagrafen.

Zie ook het Informatieblad werkomschrijving of bestek.

Een zelfstandig onderdeel is de kleinste eenheid van een beschermd monument waarvoor u instandhoudingssubsidie kunt aanvragen. Wat als een zelfstandig onderdeel wordt gezien, verschilt voor gebouwde en voor groene en archeologische monumenten. Zie hiervoor het Informatieblad Zelfstandig onderdeel.

Bij een aanvraag voor een zelfstandig onderdeel zijn - naast een inspectierapport en foto’s - de volgende bijlagen verplicht:

• Een tekening van de indeling en omvang van het zelfstandig onderdeel en de afbakening ten opzichte van de aangrenzende zelfstandige onderdelen.
• Bij een zelfstandig onderdeel van een beschermd archeologisch monument of groen monument: een overzichtskaart waarop de betrokken kadastrale percelen zijn aangegeven.

De toekenning van een instandhoudingssubsidie is gekoppeld aan de herbouwwaarde van een gebouwd rijksmonument. Dit zijn de kosten die worden gemaakt om een gebouw weer in zijn oorspronkelijke staat op te bouwen. U leest meer over dit onderwerp in het Informatieblad herbouwwaarde.

Voor een aanvraag voor een gebouwd rijksmonument (met uitzondering van molens) is - naast een inspectierapport en foto’s - ook als bijlage verplicht:

• Een verklaring van een verzekeraar als bewijs van de herbouwwaarde van het (zelfstandig onderdeel) van het rijksmonument. Twee soorten verklaringen worden als bewijs geaccepteerd:
  • een verzekeringspolis, offerte of schriftelijke verklaring van een verzekeraar waaruit de herbouw­waarde blijkt, of:
  • een verklaring van een verzekeraar waarin wordt verklaard dat zij een bepaalde opgave van de herbouwwaarde door een taxateur accepteren.

Indien er sprake blijkt van meer dan reguliere werkzaamheden en/of beperkt herstel, zijn in aanvulling op het inspectierapport voldoende gegevens en bijlagen nodig waaruit de technische of fysieke staat van het rijksmonument of zelfstandig onderdeel blijkt en waarmee de noodzaak van de ingrepen wordt onderbouwd. Hierbij kunt u denken aan:

• een dakplattegrond (opname- en plantekening)
  Een dakplattegrond is nodig, indien bijvoorbeeld ingrijpend herstel aan het dak, de dakbedekking en/of de goten uitgevoerd zal worden. 
  Het gaat hier om een bouwkundige tekening (schaal 1:100 en met schaalstok) van het bovenaanzicht van het rijksmonument of zelfstandig onderdeel, waarop is aangegeven de: vorm en omvang van het dak/de daken, soort(en) dakbedekking(en), vorm en materiaal van de goten, plaats en omvang van dakdoorbrekingen (schoorsteen, dakkapel, enz.), plaats van de bliksemafleiding, plaats van de ARBO-voorzieningen en de soort (haken, ogen, rail, enz.), plaatsen (overeenkomstig genummerd) waarvandaan de bijgevoegde overzichts- en detailfoto’s zijn gemaakt.
• gevelaanzichten
  Het gaat hier om een bouwkundige tekening (schaal 1:100 en met schaalstok) van alle buitengevels van het rijksmonument of zelfstandig onderdeel, waarop is aangegeven de vorm en  omvang van het rijksmonument of zelfstandig onderdeel.
• doorsnede(n)
• constructierapport
  Dit rapport is nodig, indien bijvoorbeeld ingrijpend herstel van de fundering en/of draagconstructie uitgevoerd zal worden.
  Het gaat hier om een rapport van een ter zake deskundige met de opname van de aard en omvang van constructieve problemen (bijvoorbeeld fundering, scheurvorming, instabiliteit) en/of het advies voor de oplossing daarvan. Bij een dergelijk advies horen constructieberekeningen en -tekeningen waaronder, indien van toepassing, een stut- en stempelplan.
• materiaalaantastingsrapport/materiaaltechnisch rapport
  Dit rapport is nodig, indien bijvoorbeeld ingrijpend herstel van door bonte knaagkevers aangetaste kapspanten uitgevoerd zal worden.
  Het gaat hier om een rapport van een ter zake deskundige met de opname van de aard en omvang van de aantasting van materialen (bijvoorbeeld door schimmels, insecten, planten, e.d.) en/of het advies voor de oplossing van de problemen.

Bij een aanvraag voor een groen rijksmonument zijn - naast een inspectierapport en foto’s - ook de volgende bijlagen verplicht:

• Een overzichtskaart met daarop aangegeven de omvang en hoofdstructuur en eventuele kernwaarden van de groenaanleg en de plaats van de werkzaamheden. Hiermee kunnen de noodzaak en omvang van de werkzaamheden in het instandhoudingsplan worden beoordeeld. Tekening(en) op leesbare schaal en met schaalstok, met daarop aangegeven: de vorm, omvang en indeling van het terrein (zie paragraaf 92 Leidraad); beplanting, paden, lanen, wegen, enz.; waterpartijen, sloten, grachten, enz.; nummerverwijzingen naar de foto’s. De in de begroting opgevoerde hoeveelheden (in kolom C) moeten traceerbaar zijn op de kaart, eventueel in combinatie met de werkomschrijving/ het bestek.

• Een beargumenteerde opgave van alle in de meerjarenbegroting opgenomen kernwaarden. Als u subsidie aanvraagt voor onderhoud aan de kernwaarden (in de Leidraad subsidiabele instandhoudingskosten aangeduid als ‘prioriteit 1 Kernwaarde’), dient u deze kernwaarden aan te tonen in een apart document. Per kernwaarde; beargumenteert u dit bijvoorbeeld aan de hand van een tuinhistorisch rapport of kopieën uit literatuur (relevante pagina’s en bronvermelding aangeven of meesturen). Vermelding van een element of structuur in de registeromschrijving van de beschermde aanleg is niet doorslaggevend. In de Leidraad staat per kernwaarde aangegeven hoe deze moet worden aangetoond.

Raadpleeg de Uitvoeringsrichtlijn Hovenierswerk en stem uw werkzaamheden hier op af.

• Verplicht bij een aanvraag voor een zelfstandig onderdeel: een overzichtskaart waarop alle kadastrale percelen in eigendom van de aanvrager zijn aangegeven voor zover liggend binnen de begrenzing van het archeologisch rijksmonument. Op een kaart geeft u door aanduiding van de kadastrale percelen (zo mogelijk met perceelnummers) aan welk deel van het archeologisch rijksmonument van u is. Voor de kaart kunt u bijvoorbeeld gebruik maken van een kopie van een kadastrale kaart of een kopie van de kaartbijlage bij het aanwijzingsbesluit van het archeologisch rijksmonument. De kopieën dienen op schaal te zijn.
• Het uitgangspunt van de Subsidieregeling instandhouding monumenten is dat de subsidie bestemd is voor onderhoud. Indien er sprake blijkt van meer dan reguliere werkzaamheden en/of beperkt herstel, zijn in aanvulling op het inspectierapport voldoende gegevens en bijlagen nodig waaruit de technische of fysieke staat van het rijksmonument of zelfstandig onderdeel nauwkeurig blijkt en waarmee de noodzaak van de ingrepen nader wordt onderbouwd. Hierbij kunt u denken aan:
  • tekening bestaande en nieuwe situatie (opname- en plantekening)
  • tekeningen constructiedetails (bestaand en nieuw)
  • tekeningen details (bestaand en nieuw), zoals doorsneden of profielen
  • archeologisch rapport
  • grondmechanisch rapport
  • hydrologisch rapport
  • bodem-geochemisch rapport

Hieronder leest u de toelichting op deze bijlagen.

Tekening bestaande situatie (opnametekening)

Overzichtstekening (leesbare schaal en met schaalstok) van het archeologisch rijksmonument of zelfstandig onderdeel, waarop zijn aangegeven:

• de elementen als bedoeld in vraag A6.09 (grafheuvels, hunebedden etc.);
• verwijzingen naar eventuele bijgevoegde detailfoto’s (overeenkomstig genummerd);
• de locatie van profieltekeningen.

Deze tekening geeft de toestand weer ten tijde van het opstellen van het instandhoudingsplan. Op deze tekening wordt aangegeven: • de plaats van de gebreken; 

• de omvang en ernst van de gebreken.

Tekening nieuwe situatie (plantekening)

Overzichtstekening (leesbare schaal en met schaalstok) van het rijksmonument of het zelfstandig onderdeel, waarop zijn  aangegeven:

• de elementen als bedoeld in vraag A6.09 (grafheuvels, hunebedden etc.);
• verwijzingen naar eventuele bijgevoegde detailfoto’s (overeenkomstig genummerd);
• de locatie van profieltekeningen.

Deze tekening geeft de toestand weer zoals die gewenst wordt/bedoeld is na uitvoering van het instandhoudingsplan. Op deze tekening worden aangegeven:

• alle geplande wijzigingen ten opzichte van de bestaande toestand;
• de fasering van de geplande instandhoudingswerkzaamheden.

Tekeningen constructiedetails (bestaand en nieuw)

Bouwkundige tekening (schaal 1:100 en/of 1:20 en/of 1:5 en/of 1:1 en met schaalstok) van kenmerkende onderdelen van constructieve aard (voor zover deze van bouwkundige aard zijn, zoals ruïnes of hunebedden) waarop is aangegeven de: vorm, omvang en constructieve opbouw van het onderdeel en  specifieke kenmerken van het onderdeel.

Deze tekeningen zijn nodig, indien bijvoorbeeld sprake is van restauratie/herinrichting waarbij elementen nodig zijn om het waterpeil te verhogen (damwand, sluisje), ondersteuningen van instortende mijngangen en dergelijke.

Tekeningen details (bestaand en nieuw), zoals doorsneden of profielen

Tekeningen van de doorsnede van het onderdeel, waarop zijn aangegeven:

• het profiel
• horizontale en verticale schaal
• maateenheid ten opzichte van N.A.P.
• legenda
• verwijzingen naar de bijgevoegde detailfoto’s (overeenkomstig genummerd)

Deze tekeningen zijn nodig, indien bijvoorbeeld sprake is van restauratie van elementen die van belang zijn voor de zichtbaarheid van een grafheuvel in de oude toestand, met de geplande afdekking en ophoging.

Archeologisch rapport

Een archeologisch rapport is een rapport waarin enkele archeologische aspecten van een rijksmonument nader zijn toegelicht. Het kan bijvoorbeeld gaan om de diepteligging van de archeologische resten en lagen of de conserveringstoestand. Het archeologisch rapport dient ter ondersteuning van de te treffen ingrepen, waaruit moet blijken dat deze inderdaad de instandhouding van het rijksmonument ten goede komen. Dit rapport is nodig, indien bijvoorbeeld beter zicht moet worden verkregen op de te consolideren objecten. Te denken valt aan de exacte locatie en het juiste profiel bij consolidatie van een grafheuvel.

Grondmechanisch rapport

Rapport van een ter zake deskundige met de opname van de aard en omvang van eventuele grondmechanische problemen en het advies voor de oplossing ervan.

Er zijn geen specifieke bijlagen nodig voor het doen voor een aanvraag van een verduurzamingsonderzoek.