Voer zorgvuldig onderzoek uit
Een auteursrechtelijk beschermd werk waarvan de rechthebbende niet bekend en niet te achterhalen is, is een verweesd werk. Erfgoedorganisaties met verweesde werken die deze digitaal willen ontsluiten, moeten op zoek gaan naar de rechthebbenden. In veel gevallen lukt dat niet.
Met de Richtlijn nr. 2012/28/EU inzake bepaalde toegestane gebruikswijzen van verweesde werken (PDF 1 MB) is het mogelijk om verweesde werken onder bepaalde omstandigheden toch online beschikbaar te stellen.
Eén van de voorwaarden voor publicatie is dat de organisatie zorgvuldig onderzoek doet naar de rechthebbenden. In het Besluit zorgvuldig onderzoek verweesde werken staat wat onder zorgvuldig onderzoek wordt verstaan en voor welke categorieën werken welke bronnen moeten worden geraadpleegd.
Begin het onderzoek altijd bij de Databank verweesde werken. Als het werk daar in is opgenomen, is verder onderzoek niet nodig.
Op de pagina Soorten bronnen staat een lijst met databanken en websites die doorzocht kunnen worden.
Melden resultaten onderzoek
Tijdens het onderzoek houden erfgoedorganisaties bij welke bronnen zijn geraadpleegd en welke informatie hieruit is voortgekomen. Daarna geeft de organisatie de volgende gegevens door aan het speciaal daarvoor ingerichte nationaal loket bij de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed:
- De resultaten van het zorgvuldig onderzoek dat door de organisatie is verricht en dat tot de conclusie heeft geleid dat het werk verweesd is.
- De wijze waarop het werk zal worden gebruikt.
- De contactgegevens van de organisatie die het resultaat meldt.
- Iedere wijziging in de status van het werk, voor zover van toepassing.
De richtlijn geeft geen vrijwaring aan erfgoedinstellingen: wanneer een rechthebbende alsnog opduikt kan deze een billijke vergoeding eisen.