Bij een bruikleen komt veel papierwerk kijken. Een bruikleenovereenkomst is nodig om alle afspraken tussen bruikleengever en bruikleennemer vast te leggen (bijvoorbeeld de periode van bruikleen, de voorwaarden voor presentatie, transport en publicatie, en eventuele verzekering en aansprakelijkheid). Een conditierapport beschrijft de toestand van een uit te lenen voorwerp vóór, tijdens en na de bruikleen, om eventuele schades te herkennen en benoemen. Deze downloadbare formats dienen als voorbeeld voor deze documenten en zijn aan te passen aan de eigen situatie.